Autor: Marika Raiski • 23. juuli 2024

Ühel hetkel ei saa enam lihtsalt eeldada, et kõik töötajad suudavad kogu infot ühtmoodi mõista. Kui see unustada, võib tagajärjeks olla segadus või halvemal juhul kaos. See on aga miski, mida liiga tihti juhtub. Mitte üldse pahatahtlikult, vaid lihtsalt seetõttu, et aastaid valdkonnas olnud inimesed ei pruugi isegi tulla selle peale, et keegi ei saaks teada, mis asi on EBITDA või mis on käibe ja kasumi vahe, miks on tugevate paroolide kasutamine oluline või et keegi ei võiks mõista, miks on uut tüüpi vasktoru tootmisprotsessis kasutusele võtmine nõnda suur asi. Aga see on midagi, mis on sageli reaalsus. Ettevõtted kasvavad, tööpere muutub ja nii peavad muutuma ka sõnumid.

Mis see häkker üldse on?

Eriti oluline on muutuvate oludega kohandumine teemade vaates, millel on eriti selge ja otsene mõju ettevõtte käekäigule ning kus eksimisruumi kuigi palju ei ole. Näiteks viimaste aastate jooksul järjest olulisemaks tõusnud küberturvalisuse puhul, mille vaates on tänaseks eesrindele liikunud iga ettevõttes töötav inimene ja mille olemuse, põhimõtete ja parimate praktikate tundmisest ei saa enam hoiduda keegi. Iga ettevõtte asi on need teemad on töötajatele kristallselgeks muuta, kuid see võib olla üsnagi keeruline, kui teavitustööle lähenetakse valede baaseeldustega.

Näiteks eeldusega, et inimesed juba täna midagi teavad. Muidugi on neid, kes teavad ja on neid, kes teavad väga hästi. Aga kui tegemist on laiema auditooriumiga, näiteks tuhandepealise töötajaskonnaga, mis hõlmab endas väga erineva taustaga inimesi, on vältimatu, et lõviosa neist pole kursis terminoloogia, kontseptsioonide ega ka maailmaruumis toimuvaga.

Seda unustades ja hakates teavitustöös ning koolitustes pihta teenustõkestusrünnakutest ja krüpto-lunavarast, mitte sellest, mis küberkuritegevus üldse on ja miks kogu see teema tähelepanu väärib, on olukord sarnane liivasele pinnasele pilvelõhkuja ehitamisega. Lihtsalt puudub vundament, mille peal soovitud tulemus seista saaks. Isegi kui inimesed taipaks ja oskaks räägitud teemat omaks võtta, puudub neil kontekst ja vajalik oskusteave äsjaräägitu praktikasse rakendamiseks.

See on okei, et see on tüütu

On paratamatu, et keeruliste teemade selgitamisel tuleb aluseks võtta madalaim ühine jagaja ehk punkt, millest saavad aru kõik. Kindlasti tähendab see, et mingi osa inimestest peavad uuesti kuulma sellest, mida nad juba ammu teavad, aga see on midagi, millega tuleb leppida. Kordamine ei tee paha kellelegi ning kui teema on päriselt oluline, ei saa riskida sellega, et mingi hulk sihtrühmast ei suuda infot omaks võtta lihtsalt seetõttu, et keegi pole varustanud neid keerukamate kontseptsioonide hoomamiseks vajalike alustarkustega.

Viimast tasub meeles pidada kõikide ettevõtte jaoks oluliste teemade kommunikeerimisel, mitte ainult turvateemadest rääkides. Kui firma soovib, et töötajad mõistaks majandustulemusi ja oskaks numbreid vaadates ka mingeid järeldusi teha, tuleks kindlaks teha, et inimesed ka päriselt mõistavad, mida mingid arvud tähendavad ja kust need tulevad. Kui turundustiimid tahavad, et maja mõistaks, kui edukad on kampaaniad, siis tuleb tagada, et laiem töötajaskond üldse mõistaks, mida täpselt turundus üldse teeb.

Oma valdkonna eksperdile, kelle õlul nende teemade lahti seletamine on, võib see mõnikord olla frustreeriv ja isegi veidi tüütu, aga see on vajalik. Kõik töötajad on mõnes teemas väga head, aga see, milles on head nemad, pole see, milles hiilgavad teised. Hea kommunikatsioon saab sündida vaid siis, kui inimesed päriselt mõistavad, millest neile räägitakse. Ja tihtipeale tähendab see, et alustada tuleb kõige algusest.

Marika Raiski kolm soovitust paremaks sisekommunikatsiooniks:

1. Sisekommunikatsioonis võib julgelt kasutada segmenteerimist. Kogu info pole kõikidele töötajatele vajalik, liigne infomüra matab tõeliselt olulisi sõnumeid ning kõikide töötajatega ei saa alati kogu infot jagada. Segmenteerides on võimalik infovoogu paremini juhtida ja tagada, et iga inimene saab just õigel hetkel selle sõnumi, mida ta parasjagu vajab.

2. Keerulistest teemadest rääkides on oluline tagada, et info on arusaadav kõigile, kes selle omaks võtma peavad. Seetõttu on sageli vaja alustada baastasemelt ning teadmust aja jooksul üles ehitada. Näiteks kui töötajaid on tarvis teavitada turvariskidest, tuleks lisaks riski olemasolu tunnistamisele selgitada, miks see üldse ohtlik on ning jagada selgeid soovitusi, kuidas end ja ettevõtet kaitsta. Võimalusel lisa kasulikke linke ja täiendavaid juhendmaterjale.

3. Kui inimesed peaksid pärast siseteavituse saabumist midagi tegema, siis tuleks see nii pealkirjades kui kirja alguses väga selgelt koos tähtajaga välja tuua. Näiteks kui on oluline, et kõik ettevõtte töötajad vahetaksid ära oma parooli, siis tuleb see ka esmajoones välja tuua. Kuna infot tuleb palju peale, mattuvad pealtnäha vähetähtsad teavitused kiirelt ära. Kui aga juba meili pealkiri viitab, et tegemist on millegi olulisega, siis sellele ka reageeritakse. Ära unusta kirja juurde lisada ka detailset juhendit, kuidas soovitud tegevust tegema peaks.

Artikkel on ilmunud teemaveebis Personaliuudised.