Autor: Tiina Hiller, brändingu ja HR-ekspert • 13. august 2024

Statistika ( Flowtrace.co ) näitab, et keskmine töötaja veedab ligi 15%, juhid ligi 50% ja tippjuhid isegi 70% oma tööajast erinevatel koosolekutel ja töistel aruteludel. Samal ajal tunnistavad needsamad juhid, et ligi 70% nendest koosolekutest on ebatõhusad ning pigem raiskavad nende ja ettevõtte aega ja raha. McKinsey andmetel kulutavad ettevõtted ligikaudu 37 miljardit aastas ebavajalikele koosolekutele. Meie kalendrid on täis arutelusid, mis röövivad meie aega ega aita meil oma tööd paremini teha.

Milles siis probleem on?

Tehnoloogia kiire areng ja heitlik keskkond on pannud organisatsioonid ja tiimid üha suurema surve alla leida uusi ja paremaid lahendusi ning koostöös ja koosloomes kiiremini kohaneda. Aga kuigi me veedame palju aega koosolekutel, ei too need tihti soovitud tulemusi. Miks siis tavapärased koosolekud ei ole alati parim viis koosloomeks ja kuidas meie töised kohtumised tulemuslikumaks muuta?

Kognitiivne ülekoormus pärsib loovust ja produktiivsust

Tavapärasel koosolekul, kus osaleb palju inimesi, peab meie aju võtma vastu uut infot, samal ajal jälgima, mida inimesed räägivad, panustama oma mõtetega ja püüdma fookust olulisel hoida. Meie aju lihtsalt ei suuda pidevalt vastu võtta ja töödelda suures koguses uut infot, eriti kui see info on struktureerimata ja peamiselt verbaalne.

Kui selliseid struktureerimata koosolekuid on päevas mitte üks, vaid kaks või kolm, siis meie aju väsib ning meie keskendumis- ja tähelepanuvõime väheneb. Tunnine ideede arutelu võib mööduda ilma selgete tulemusteta, sest me ei suuda järge pidada ja kannatab ka meie loovus, sest aju ei saa piisavalt aega uut infot töödelda ja seoseid luua.

Puuduv eesmärk ei lase tulemuseni jõuda

Vahel osaleme koosolekutel ja aruteludes, mille puhul me pole kindlad, miks kokku sai tuldud ja mida meilt oodatakse. Kui koosolekul puudub selge eesmärk, on raske aru saada, kelle panust oodatakse ja kas jõudsime soovitud tulemuseni. See võib viia olukorrani, kus koosolek lõpeb ilma selge otsuse ja tegevuskavata – kuhu siis jõuti ja mis on järgmised sammud? Sageli unustame ka regulaarsete arutelude ja koosolekute puhul mõelda, mis on nende tegelik eesmärk, ja teeme neid justkui inertsist, sest alati on nii tehtud.

Ebaühtlane kaasatus pärsib grupitarkust

Koosolekutel ja tiimiaruteludes kipuvad sageli sõna võtma julgemad ja suurema kogemusega osalejad, jättes vaiksemad hääled tagaplaanile. Ilma kindla juhita, kes aitaks kõiki arutelusse kaasata, võib tekkida olukord, kus grupimõtlemine ja ideede mõjutamine piirab uute ideede ja võimalike lahenduste esilekerkimist. Kui kõik ideed ja arvamused ei tule esile, vähendab see omakorda arutelu kvaliteeti ja võib tekitada osalejates ka tunde, et nende arvamusi ei hinnata. Selle tulemusena võib kogu tiimi potentsiaal kasutamata jääda, mis omakorda pärsib loovat probleemilahendust.

Koosolekud on sageli ülerahvastatud

Meie soov kaasata kõiki ja hirm ise eemale jääda võib tekitada olukorra, kus koosolekul osalevad inimesed, kes reaalselt ei panusta ega aita tulemuseni jõudmisele kaasa. Kui koosolekutel osaleb liiga palju inimesi, eriti kui osa on passiivsed, mõjutab see grupidünaamikat ja raskendab tõhusat arutelu. Täiesti piisav on kutsuda arutelule ainult need, kelle panust on reaalselt vaja, kellel on olulist teavet, kogemust või otsustusõigust. Töötamine väiksemates, kuue-seitsmeliikmelistes gruppides aitab tagada arutelude tõhususe ja otsuseni jõudmise. Ei öeldes säästame nii enda, mitteosalejate kui ka osalejate väärtuslikku aega.

Kuidas olukorda lahendada?

Eesmärgipärased ja struktureeritud arutelud

Selge eesmärgi määramine aitab mõista, keda kaasata, millist metoodikat valida, kui palju aega planeerida ja veenduda, kas oleme tulemuseni jõudnud. Samuti on oluline struktureerida oma arutelud nii, et seal oleks konkreetne aeg nii ideede kogumiseks, aruteluks kui ka otsustamiseks. See aitab hoida nii fookust kui ka aega ja kindlustada, et arutelu lõpuks ka selge otsus tehakse.

Visualiseerimine ja kõigi kaasamine

Visualiseerimine aitab meil arutelu jälgida ning näidates visuaalselt päevakava, ootusi ja ideid, on kõigil lihtsam keskenduda. Visualiseerimiseks saab edukalt kasutada nii füüsilisi tahvleid ja märkmepabereid kui ka erinevaid virtuaalseid koostööriistu nagu Miro või ühisdokumente. Samuti, kui valida metoodika, mis kaasab kõiki, kas siis andes teadlikult kõigile sõna nende poole pöördudes või kasutades erinevaid nn vaikse ajurünnaku meetodeid, saab tagada, et kõigi ideed oleks kaasatud.

Arutelu juhtimise oskuse arendamine

Ideaalis võiks igal arutelul olla kindel juht ehk fasilitaator, kes vastutab arutelu eesmärgi, metoodika valiku, osalejate kaasamise, arutelude visualiseerimise ja otsuseni jõudmise eest. Seda oskust saab arendada ja kui tiimis on rohkem inimesi, kel on arutelude juhtimise baasteadmised, saab seda rolli edukalt jagada. Lihtsustamisoskused aitavad tiimil koos lahendada keerulisi väljakutseid ja jõuda paremate lahendusteni.

Soovitused tõhusamateks aruteludeks

• Vaata üle oma regulaarsed arutelud ja mõtle läbi, mis on nende tegelik eesmärk.
• Kas see eesmärk on saavutatav muul moel, näiteks e-maili või ühistöö dokumendina?
• Kas sinu tänastel aruteludel on kindel juht, kes vastutab tulemuse saavutamise eest?
• Kas metoodika, kuidas eesmärki saavutada, toimib? Mida saaks muuta?
• Kas koosolekud või arutelud lõppevad selge otsuse ja järgmiste sammudega?

Kokkuvõtvalt ei ole lahendus ilmtingimata koosolekute vähendamine, vaid nende eesmärgipärasemaks ja tõhusamaks muutmine. Tehes oma tänastes aruteludes ja regulaarsetes koosolekutes kiire auditi ning veendudes, et iga uus arutelu, koosolek või töötuba oleks selge eesmärgi ja juhiga, saab tõsta oma arutelude kvaliteeti, säästa aega ja suurendada inimeste töörõõmu.

Artikkel on ilmunud teemaveebis Personaliuudised.